Qué factores determinan el coste de la limpieza de una oficina (y cuáles puedes controlar)
El presupuesto es la columna vertebral de un servicio profesional de limpieza de oficinas. No es un simple cálculo de horas, personal y recursos, sino el resultado de un plan ajustado a la realidad de cada empresa. Hay una parte de esas partidas que solo pueden determinar los profesionales, pero el cliente también tiene algo que aportar.
En Garvi Limpiezas siempre proponemos un presupuesto personalizado inicial y mantenemos una comunicación continua con el responsable de la contratación. La flexibilidad es una de las claves de la eficacia del mantenimiento e higienización de las oficinas y, además, puede suponer un ahorro en costes para el cliente. De hecho, contratar una empresa de limpieza profesional para tu oficina es más rentable de lo que imaginas.
Servicio de limpieza de oficinas
Factores fijos que determinan el coste de una limpieza de oficina
Nada de lo que figura en un plan de limpieza es accesorio, al menos en el caso de Garvi Limpiezas. Pero, además, el peso específico de cada uno en los costes no es aleatorio, sino que responde a la influencia que tiene en la actuación que debe realizarse. O sea, dentro de los elementos fijos, existe una jerarquización que es la que reflejamos en este planteamiento.
1. El tamaño de la oficina
El dato de los metros cuadrados que hay que limpiar es la base para dimensionar el tiempo, la plantilla e, incluso, ciertos recursos que se deben destinar a unas instalaciones. Es cierto que después se verá matizado o intensificado por otros factores, pero establece un punto de partida que es esencial y fácil de entender: la limpieza de una oficina de 1.000 m² no se puede realizar por un único trabajador, con una aspiradora doméstica, una bayeta y una fregona.
Por tanto, a mayor superficie, más inversión en tiempo y en mano de obra. Eso sí, empleando maquinaria de limpieza industrial (aspiradoras, barredoras, fregadoras) se optimiza ese cálculo de horas y operarios.
2. La distribución de la oficina
Este es el primer factor corrector que mencionamos en el apartado anterior. Y el mismo ejemplo sirve para clarificar hasta qué punto es determinante de manera objetiva. Si la gran oficina antes descrita es diáfana y distribuida en una planta se limpiará en menos tiempo que una de menos metros, pero dividida en despachos y otras dependencias cerradas.
Los expertos señalan que la distribución puede incrementar o disminuir el presupuesto de limpieza de una oficina entre un 20%-30% porque afecta al cálculo del rendimiento/m². Y es un factor estructural que no puedes controlar como cliente.
3. La densidad de la plantilla de una oficina
El factor humano es el generador de suciedad por excelencia en una oficina, a diferencia de otro tipo de instalaciones, como la limpieza de naves industriales, donde la naturaleza de los residuos depende más de la actividad de la empresa (restos químicos, serrín, suciedad orgánica).
Este elemento no solo tiene que ver con la cantidad (a más trabajadores, más suciedad). Hay que hacer un cálculo proporcional entre plantilla/tamaño/distribución: 3 empleados en una oficina de 20 m² están más expuestos a problemas de salubridad, que en unas dependencias de 100 m² o si cada uno trabaja independiente en su despacho.
Pero el asunto es más complejo precisamente porque tiene una incidencia directa en la salud, debido a la calidad del aire, riesgo de contagios o infecciones en zonas comunes (aseos, comedores, puntos de contacto). Así, afectará a la frecuencia e intensidad de tareas específicas, como la desinfección o la eliminación de alérgenos y el gasto en consumibles (jabones, detergentes…).
4. Materiales y equipamiento
Este factor determinante en el coste de la limpieza de una oficina tiene una peculiaridad muy significativa. Y es que podríamos considerar que se trata de un elemento «mixto», es decir, con una vertiente fija y otra en la que el cliente puede intervenir.
Por supuesto, si estás en el momento de montar tu propia oficina partiendo de cero, te recomendamos que tengas en cuenta la facilidad de mantenimiento a la hora de optar entre unos materiales u otros. Pensamos sobre todo en el tipo de pavimento, si eliges poner o no moqueta en la oficina o el mobiliario (muebles de líneas más sencillas, sin recovecos donde se acumula suciedad).
Pero, incluso si tu oficina ya está montada, como sucede en la mayoría de los casos, hay pequeñas decisiones que tienen repercusión en la limpieza de la oficina:
- Poner felpudos técnicos de barrera en las entradas evita que entre suciedad de la calle (hasta un 80%) y, además, es un material fácil de limpiar.
- Evitar alfombras decorativas en pasillos y zonas de alto tránsito. Es el caso contrario, este tipo de elementos de alto valor estético suelen ser muy delicados y precisan de un cuidado muy específico. No te pedimos que renuncies a ellas, sino que las ubiques en despachos privados o salas de reuniones con un acceso más restringido.
- Minimizar los obstáculos o ubicar objetos en zonas de difícil acceso. Los cables sueltos, las mesas plagadas de documentos o material de oficina suelto, los archivadores en altura. Todos estos ejemplos parecen insignificantes, pero implican que los operarios de la limpieza tengan que dedicar un tiempo considerable a despejar las superficies para poder hacer algo tan básico como pasar una bayeta húmeda, que es una de las tareas diarias de limpieza de oficinas. Si tienes un organizador de escritorio con un solo gesto se retiran papeles, grapadora, bolígrafos…
Factores flexibles que puedes controlar como cliente
Hemos comprobado aquellos puntos estructurales en los que poco puedes hacer para controlar el coste de la limpieza de tu oficina. También, tienes algunos consejos clave para abaratar y mejorar la eficiencia del servicio que son muy sencillos de implantar — y una vez los apliques, el siguiente paso natural es saber cómo se estructura un presupuesto de limpieza de oficinas. Si añades solo estas dos últimas recomendaciones, interrelacionadas, empezarás desde ya a notar la diferencia:
- Fomentar la cultura de colaboración del equipo. Involucrar a los trabajadores en mantener el orden básico.
- Ajuste de frecuencias. Precisamente, poner en práctica esas políticas colaborativas, junto a la tendencia al teletrabajo en cada vez más oficinas, permite flexibilizar la frecuencia de determinadas tareas, optimizando las horas contratadas sin descuidar la higiene.
En Garvi Limpiezas diseñamos un plan de limpieza de oficina a tu medida, analizando tus factores fijos, incorporando tus prioridades y sin poner en riesgo la calidad de los resultados. Contáctanos y recibe ese presupuesto previo en menos de 24 horas.
