Cómo hacer un presupuesto para la limpieza de oficinas
La decisión de externalizar la limpieza de una oficina supone asumir un gasto. Sin embargo, lo más interesante sería enfocarlo como una inversión, tras valorar las ventajas de optar por contratar este servicio.
En ese análisis, sabemos que la información sobre cómo se hace un presupuesto para limpieza de oficinas es de las que suscitan mayor interés. No te pierdas estas claves que te permitirán entender el proceso. Todo para conseguir un servicio de limpieza de oficinas eficiente, personalizado y barato.
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Paso a paso para entender y elegir el presupuesto de limpieza ideal para tu oficina
Sabemos que tomar la decisión de contratar una empresa de limpieza para tu oficina no es algo a lo que puedas dedicarle mucho tiempo. Por eso, aquí te explicamos de forma clara y rápida cómo se estructura un presupuesto de limpieza y qué deberías tener en cuenta para elegir bien desde el principio, sin sorpresas ni pérdidas de tiempo.
Conocer tu oficina y lo que realmente necesitas
Es importante que el presupuesto responda al servicio de limpieza concreto que necesitas en tu oficina. Por tanto, debería haber un contacto inicial en el que la empresa de limpieza te haga ciertas preguntas para tener datos objetivos para unos cálculos iniciales.
A partir de aquí, a veces se incluye una visita técnica a la oficina. Esta inspección debe valorar ciertos elementos:
- Acceso a las instalaciones. Hay que pensar que los profesionales de la limpieza trabajan con equipo y maquinaria que deben trasladar. También, el entorno puede ser determinante para que se puedan o no usar ciertas técnicas o productos.
- Datos del local: dimensiones, plantas en altura, distribución de los espacios, intensidad de tráfico de personas y horarios.
- Información estructural: materiales de las superficies, mobiliario, equipo informático, estancias con usos especiales (aseos, comedores, zona de descanso).
- Otros datos: quién se ocupaba de la limpieza, con qué frecuencia, qué tareas incluyó o las técnicas que se han usado.
Qué incluye el presupuesto
Las empresas distribuyen sus tarifas desglosadas en diferentes servicios. En el caso de la limpieza de una oficina, deben tener en cuenta las preferencias de mantenimiento de tu oficina y los horarios que te encajen. Con esos datos y los proporcionados por la inspección de las instalaciones, esta estructura de presupuesto de limpieza de oficina es un ejemplo:
- Tipo de servicio
- Periodicidad
- Horas de jornada
- Número de trabajadores
- Detalle de tareas específicas (aseos, zonas ajardinadas, limpieza de cristales en altura)
- Materiales y productos necesarios
Factores especiales
Una vez se han planificado y calculado las líneas generales del servicio de limpieza de una oficina, hay condicionantes específicos que pueden incrementar el presupuesto. Esta diferencia se debe reflejar claramente, para que seas tú quien decida si te merece o no la pena:
- Turnos de noche: es verdad que, si la limpieza se realiza cuando ha acabado la jornada laboral de la oficina, no se interfiere en la actividad de la misma. Pero, si la limpieza se realiza entre las 22:00 y la 06:00, se debe pagar nocturnidad y esos horarios nocturnos son más caros.
- Servicios extra: existen tareas de limpieza más profunda que no se incorporan en el mantenimiento cotidiano, como la limpieza de moquetas, limpieza y desinfección de sofás y sillas de tela o cortinas. Estas acciones basta con acometerlas una o dos veces al año y deben tener su propio presupuesto o incorporarse en un apartado diferenciado.
Aquí también se inclurían tareas puntuales, como una limpieza de final de obra.
Decidir por algo más que un presupuesto
Indudablemente, el tema económico es un factor determinante a la hora de decantarse por contratar la limpieza de una oficina. De ahí que nos hayamos detenido en explicar cómo hacer un presupuesto para la limpieza de oficinas.
Sin embargo, la experiencia nos demuestra que hay otros elementos importantes que se deben poner en la balanza antes de decidir. Estas son algunas de esas reflexiones que pueden ayudarte:
- Confianza e integración. Lo ideal sería que ni tú, ni tus trabajadores os enteréis de que hay personal externo limpiando la oficina. Es decir, que se integre como parte de la organización, que haya una buena relación y cooperación mutua. Por ello, es importante saber quién será esa persona o qué perfil tienen previsto asignarte. Pregunta si es alguien con experiencia, si ya ha trabajado con otras empresas similares a la tuya, y si puedes conocerla antes de empezar.
- Poder delegar la limpieza de tu oficina. Externalizas el servicio para no tener que estar preocupándote de nada. La figura del supervisor/a. Es tu persona de contacto y quien te da soporte para cualquier necesidad que tengas. Recuerda que has externalizado y tú te tienes que preocupar lo mínimo posible.
- Sin permanencia. Cuando recibas la propuesta definitiva, revisa este detalle: no debería haber cláusulas de permanencia. Si te obligan a quedarte un año (o más), es una señal de alerta. Si el servicio es bueno, te quedarás por confianza, no por contrato. Y eso dice mucho de la seriedad de la empresa.
Un último consejo. Lo más práctico es contactar con varias empresas y solicitar distintos presupuestos para comparar. Eso sí, asegúrate de que sea gratuito. Es lo que vas a encontrar en Garvi Limpiezas. Solo tienes que contactarnos y te responderemos en menos de 24 horas.
